Успеть всё: рабочие техники тайм-менеджмента

Возможно, ты сталкивался с проблемой нехватки свободного времени и хотел, чтобы в сутках было 48 часов. Чтобы не отвлекаться на мелочи, нужно научиться правильно распределять свои ресурсы. Для этого существует тайм-менеджмент.

Тайм-менеджмент — это искусство эффективного планирования. Большинство людей слышали о нём, однако по данным онлайн-школы Acuity Training только 20% людей чувствуют, что контролируют свою работу ежедневно.

В этом материале мы рассмотрим основные принципы и методы организации дел, которые помогут научиться грамотно расставлять приоритеты и не «утонуть» в дедлайнах.

7 техник управления временем:

1. Матрица Эйзенхауэра

Метод подойдёт, если нужно расставить задачи по приоритету и понять, с чего стоит начать.

Как работает?

  1. Составь таблицу из четырёх квадратов
  2. В каждый из них выпиши дела по категориям:

Это важно? Да/Нет

Это срочно? Да/Нет

  1. Выполни задачи, начиная с блока «А»

Пункты из категории «D» зачастую можно отложить или не делать совсем.

2. «Съесть лягушку»

Эта методика позволяет избавиться от сложных поручений и освободить время.

Как работает?

На самом деле есть жабу не нужно. «Лягушка» — неприятная вещь, которую необходимо выполнить. Тебе нужно «съесть» её с утра, так остальная часть дня пройдёт более эффективно.

3. Техника помидора

Поможет продуктивнее и быстрее завершить монотонные дела.

Как работает?

  1. Поставь таймер на 25 минут и занимайся в течение этого времени
  2. После этого засеки 5 минут на перерыв
  3. Повторяй, пока не выполнишь задачу

Таймер позволяет следить за временем и обеспечивает продуктивность рабочего процесса. При желании можно немного скорректировать время работы и отдыха, главное — выработать привычку.

4. Автофокус

Подойдёт для задач, у которых нет чёткого дедлайна.

Как работает?

  1. Выпиши дела в один список
  2. Пройдись взглядом по каждому пункту, пока интуитивно не остановишься на одном

Главное в этой методике — поймать момент, когда появилось желание заняться работой. Когда закончишь, выбери новое задание.

5. Метод 9 задач или «1–3–5»

Используй его для составления расписания на день.

Как работает?

Напиши список из одной большой, трёх средних и пяти маленьких задач. Такой подход обеспечивает высокую продуктивность и снижает уровень усталости. Следуя этому методу, ты сможешь легко подвести итоги дня.

6. Правило пяти минут

Поможет избавиться от небольших дел, которые постоянно хочется отложить.

Выполняй мелкие задачи, которые занимают меньше пяти минут, первыми, желательно сразу же, как подумаешь о них. Это правило может быть применено к чему угодно — от мытья посуды до ответа на сообщения.

7. Диаграмма Ганта

Поможет управлять несколькими поручениями одновременно и избежать просроченных дедлайнов.

Как работает?

  1. Составь схему с таймлайном — временной шкалой
  2. Запиши туда задачи, расположив их по срокам выполнения

Важно помнить, что каждому — своё. Попробуй несколько из перечисленных выше, чтобы понять, какая подойдет именно тебе. Вот ещё несколько сервисов, которые помогут эффективнее управлять своим временем:

  1. Trello — платформа для менеджмента проектов.
  2. Evernote — приложение для создания заметок и организации информации.
  3. Todoist — приложение, которое позволяет создавать списки дел и устанавливать напоминания.
  4. RescueTime — программа для отслеживания времени, проведённого за работой и развлечениями.
  5. Focus Booster — приложение для улучшения концентрации внимания.
  6. Google Календарь — онлайн-сервис, который поможет в планировании событий и организации времени.
  7. Remember The Milk — веб-приложение для управления задачами.